Einsatzstellen-Handbuch
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Einarbeitungsphase

Die ersten drei Monate eines Freiwilligendienstes sind mitunter maßgeblich für dessen weiteren Verlauf. Die Probezeit sollte also für eine gründliche Einarbeitung genutzt werden, damit es für alle Beteiligten ein erfolgreiches Jahr wird. Je umfassender die Praxisanleitung auf den Einsatz vorbereitet ist, umso besser stehen die Chancen dafür. Folgende Anregungen tragen zum Gelingen der Einarbeitung bei:

  • Stellen Sie sicher, dass Freiwillige fachlich angeleitet werden. Die zuständige Person muss entsprechend freigestellt werden.
  • Planen Sie ausreichend Zeit für die Einarbeitung ein.
  • Stellen Sie Freiwillige im Team vor. Informieren Sie die Mitarbeiter, welche Rechte und Pflichten Freiwillige haben bzw. wie sie eingesetzt werden sollen.
  • Erläutern Sie die Zuständigkeiten innerhalb des Teams: Benennen Sie die Praxisanleitung und ggf. eine Ansprechperson für den jeweiligen Arbeitsbereich. Dies erleichtert Freiwilligen die Orientierung.
  • Sorgen Sie für eine gründliche fachliche Einführung in alle für Freiwillige infrage kommenden Arbeitsbereiche. Dokumentieren Sie diese auch. Sinnvoll ist, Freiwillige unter Anleitung erfahrener Fachkräfte Tätigkeiten übernehmen zu lassen.
  • Erläutern Sie die Notwendigkeit von Arbeits- und Zeiteinteilung. Weisen Sie auch auf die Bedeutung von Pünktlichkeit, Hygiene, Bekleidungsvorschriften etc. hin. Händigen Sie den Freiwilligen die entsprechenden Formblätter und Regelungen Ihrer Einrichtung aus.
  • Erläutern Sie die datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
  • Ermöglichen Sie einen umfassenden Einblick in die Arbeitsorganisation Ihrer Einrichtung. Junge Menschen können so Arbeitszusammenhänge besser verstehen.
  • Erklären Sie, wie in Ihrem Team miteinander gearbeitet und umgegangen wird.
  • Ermuntern Sie die Freiwilligen, Fragen zu stellen. Damit zeigen Sie ihnen, dass sie als Person und in ihrer Funktion ernst genommen werden.
  • Üben Sie konstruktive Kritik und geben Sie den Freiwilligen Rückmeldung zu ihrer Arbeit. So können sie sich eigener Grenzen und Kompetenzen bewusst werden.
  • Machen Sie die Freiwilligen mit den Räumlichkeiten und ggf. mit dem Schließsystem vertraut.
  • Möglicherweise haben ehemalige Freiwillige Ablaufpläne oder nützliche Informationen für ihre Nachfolger erstellt (z. B. in der Schulassistenz grundlegende Informationen über ein zu betreuendes Kind, Gewohnheiten, Lieblingsbeschäftigung usw.), die Sie zu Beginn aushändigen können. Denkbar ist auch, dass diese Als ein Handbuch (mit Aufgaben, wichtigen Hinweisen, Fallstricken etc.) für angehende Freiwillige erstellen.
  • Bei größeren Einsatzstellen empfiehlt sich ein Einführungstag bzw. eine Einführungswoche zu Beginn des Freiwilligendienstes für alle neuen Freiwilligen.
  • Manchmal kann es sinnvoll sein, themenbezogene Literatur zur Verfügung zu stellen.

Bewährt und als hilfreich herausgestellt hat sich die Nutzung einer Einarbeitungscheckliste oder eines Einarbeitungsplans. Die Checkliste teilen wir an die Freiwilligen im Einführungsseminar aus, die gemeinsam in der Einrichtung ausgefüllt wird. Ein Exemplar geht anschließend an alle Beteiligten (Einsatzstelle, Freiwillige und Volunta) mit den grundsätzlichen Informationen zum Einsatz. Ein Beispiel für einen Einarbeitungsplan im Kinder- und Jugendbereich finden Sie hier . Sie können es als Vorlage nutzen und je nach Bedarf anpassen. Gern unterstützen Sie dabei unsere Pädagogischen Beraterinnen und Berater.

Darüber hinaus können Sie auch einen sogenannten Kontrakt erstellen, in dem Rechte und Pflichten der oder des Freiwilligen sowie die der Einsatzstelle festgehalten sind. Inhalte sein können z. B. die Häufigkeit von Anleitungsgesprächen, die Art der Handynutzung usw.

Vor Ablauf der Probezeit sollten Sie mit der oder dem Freiwilligen überlegen, was gut gelaufen ist und was ggf. verbessert werden müsste. Besprechen Sie, was in den kommenden Monaten ansteht und was die/der Freiwillige sich wünscht oder welche weiteren Lernziele sie/er hat.

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